3月末退職・4月入社の「魔の1ヶ月」を乗り切る処方箋｜現場の混乱を防ぐ「業務整理」の3ステップ

人事・労務担当者にとって、3月から4月にかけての時期は、まさに「魔の1ヶ月」と呼ぶにふさわしい激務のピークです。

次々と舞い込む退職届の処理と、それと同時に進めなければならない新入社員の受け入れ準備。
さらには年度末の人事考課や、4月1日から始まる入社式、新人研修の運営まで。

残業が重なり、疲れを感じる方も少なくないはずです 。しかし、なぜ毎年これほどまでに混乱してしまうのでしょうか。そして、どうすればこの負のループから抜け出せるのでしょうか。

本記事では、バックオフィス支援のプロフェッショナルであるレジリエント株式会社の視点から、「魔の1ヶ月」を乗り切るための業務整理術と、SaaSやBPOを活用した「仕組み化」の秘訣を徹底解説します 。

なぜ「3月・4月」は魔の1ヶ月と呼ばれるのか？（現状と課題）

多くの企業にとって、3月は年度末、4月は新年度のスタートです。このタイミングで「去る人」と「来る人」の手続きが重なるだけでなく、会社全体を動かす「評価」と「教育」が同時多発的に発生することが、人事担当者を追い詰める構造的な理由となっています 。

終わりの見えない「退職・年度末業務」

まず、3月末で退職する社員への対応に加え、全社員を対象とした年度末特有の業務が重くのしかかります。どれも入力漏れや計算ミスが許されないため、非常に神経をすり減らす作業です。

• 退職手続き：健康保険証の回収、離職票の発行、住民税の徴収切り替えなど
• 人事考課（評価）の集計：全社員の評価シートを回収し、昇給や賞与、配属先を確定させる
• 備品・資産の棚卸：退職者からのPC回収だけでなく、決算に向けた全社資産状況の確定が必要

息つく暇もない「入社・教育・運営」の荒波

次は4月1日、新入社員の入社にともない、人事ではより動的な業務が増加します。例えば、手続きが遅延すれば、「病院で保険証が使えない」といった困った事態になりかねません。それと同時に、新人が早く職場に馴染めるよう、教育プログラムもしっかり進めていく必要もあります。

• 社会保険・雇用契約：4月1日付での加入手続きと、契約の事務サポートなど
• 入社式・オリエンテーションの運営：会場設営から当日の進行、代表挨拶の調整まで
• 社内研修の実施：就業規則の解説、安全衛生教育、ビジネスマナー研修など

通常業務と「イベント」の重なり

これらに加え、4月給与での昇給反映、36協定の更新届出などが重なります 。

「正確な事務作業」と「細やかなイベント運営」を同時にこなすこと自体、担当者のキャパシティを大きく超えているのです 。

【完全版】年度末・年度初めの「やることリスト」

現場の混乱を防ぐために、タスクの全体像を把握しましょう。特に「イベント・研修」に関連する項目は漏れがちなので注意が必要です。

年度末（3月）にやるべきこと：準備と締め

• 退職者の社会保険喪失手続き：退職に伴う各種書類の作成と提出
• 人事考課の確定とフィードバック：評価フォームの作成から収集、結果の反映
• 入社式・研修の最終準備：会場資料の作成やスケジュール調整
• 貸与品の完全回収：退職者からのPCやデータ・書類の回収

年度初め（4月）にやるべきこと：実行と定着

• 入社式・オリエンテーションの運営：出張・会場手配や当日のメール・SNS対応など
• 社内研修の実施：業務マニュアルの作成や就業規則管理サポート
• 新入社員の社会保険加入手続き：給与計算や入退社手続き
• ID・アカウントの権限管理：ITツール導入やアカウント管理

現場の混乱を防ぐ「業務整理」の3ステップ

「魔の1ヶ月」を根性で乗り切るのには限界があります。現場の混乱を防ぐためには、まず「業務の可視化と型化」が必要です 。

ステップ1：全体像の「見える化」

まずは、どの部署が、どのツールを、どの目的で使っているのかを徹底的に洗い出し、業務フローを可視化します 。

ステップ2：「型（マニュアル）」の作成

業務を洗い出したら、それを「誰でも同じクオリティでできる」状態にします。
徹底的に「型化」することで、属人化の防止にもつながります。もし担当者が急に体調を崩しても、他のメンバーが業務マニュアルを見て代わりに対応できる状態が理想です 。

ステップ3：チェックリストの運用

実際の運用では、共有用チェックリストを作成しましょう。デジタルな環境で誰でも閲覧可能なチェックリストがあれば、チーム内での進捗管理が効率化します。

「魔の期間」を「平常時」に変えるDX化とプロの活用

事務作業に追われて、新入社員とのコミュニケーション（本来の目的）がおろそかになっては本末転倒です。

1.【DX化】SaaS導入で「紙とハンコ」から解放されよう

「SmartHR」や「マネーフォワード」などのSaaSを導入すれば、入社手続きの書類回収や、勤怠・休暇申請が自動化されます 。

メリット
手作業が減り、本来の業務（研修や社員対応）に集中できる環境が整います 。

2.【プロの活用】スポットでBPO（オフィス番）を利用する

「システムを導入する時間さえない！」「研修の運営に集中したい！」という場合は、バックオフィス代行の活用が非常に有効です 。

レジリエントの提供する「オフィス番」は、月1時間からという小ロットでの発注が可能な「フレキシブルプラン」をご用意しています 。

ポイント1：繁忙期のみの依頼が可能
3月、4月だけのリソース不足を、専門知識を持ったプロが即戦力としてサポートします 。

ポイント2：事務を任せて、研修に集中
給与計算や社会保険の手続きといった「事務」をプロに丸投げし、人事担当者は「入社式」や「新人教育」という、人にしかできないコア業務に専念できます 。

まとめ：今年こそ、その「激務」を終わりにしませんか？

3月末と4月の激務は、もはや日本の人事の「恒例行事」のようになっています。しかし、それは決して当たり前のことではありません。

「人手が足りないから頑張る」という精神論から脱却し、「仕組み（SaaS）」と「パートナー（BPO）」をうまく組み合わせてみましょう。人事担当者が笑顔で新年度を迎えられ、新入社員を最高の状態で迎え入れられる環境は必ず作れます。

私たちレジリエント株式会社は、「バックオフィス業務の最適化を通じて、企業の成長を加速する」というビジョンのもと、貴社の「魔の1ヶ月」を「最高の1ヶ月」に変えるお手伝いをします 。

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